多くの飲食店ではお客様の来店予約をとる際に、お客様の来店される日付や時間に加え、希望の席や食事の好み、連絡先や過去の来店歴などをメモにまとめて管理しておきます。　
これらは予約台帳（予約管理台帳）と呼ばれ、お客様の当日の来店がスムーズになるよう管理するための、店舗の顧客管理に役立てることが出来る欠かすことの出来ない書類です。
電話での予約が主だった時代から、近年ではグルメサイトと連携したネットでの席の予約も非常に多くなってきています。
この記事では、予約管理台帳とは、予約台帳システム導入のメリット、予約システムの紹介について、まとめて解説させていただきます。
電話よりも手軽に予約が出来るうえ、クーポンや割引がつくこともあるとなれば、今後はさらにネット予約の需要が増えていくことが予想されます。
この記事を通して予約管理台帳システムについての知識を深め、店舗の営業効率を上げられるようになりましょう。

予約管理台帳とは　

予約管理台帳とは、お客様から電話やネットのよる来店予約をいただいた際、来店される日付と時間帯、希望の席や食事と飲み物の好み、連絡先や過去の来店歴などをメモにまとめて管理しておくものです。

いつ、何時に、どのお客様が、何名様で来店され、どのような席が希望で、料理の内容はアラカルトなのかコースなのか、コースであるなら苦手な食べ物は無いか、予算はどれくらいの予定なのか。来店から退店まで、お客様に快適な時間を過ごしていただくための情報をまとめた、飲食店の各店舗にとって必要不可欠なものになります。

また、2回目以降来店してくださったお客様を新たに常連につけられるよう、一度目の好みを抑えてサービスをしたり、すでに常連のお客様であるならば今後離れていかないようにするために、一般のお客様からさらにもう一歩踏み込んだサービスが出来るように活かしたりといった、お客様の継続的な再来店を促すような接客に繋げることも可能となります。

”予約台帳システム”というものは、この予約管理台帳にネット予約を連携させたものです。
近年特に増えてきているグルメサイト経由でのネット予約ですが、予約台帳システムではお客様から電話を受けた後、人の手によってその情報を管理するのではなく、お客様がネットにて入力した、いつ、何時から、何名、という情報が店舗の台帳に自動で反映されることになります。

お客様側からすると営業時間外でも予約することが出来るなど自由度が高く、店舗側からすると電話対応や情報の管理などに人手がかからないので労力の削減が可能になる、という仕組みのシステムです。

予約台帳システム導入のメリット

前の項目でも少し触れましたが、予約台帳システムを店舗に導入するにあたってのメリットは大きく分けると"予約する側であるお客様側の自由度が高くなる"、”管理する店舗側の労力削減が可能である”ことの2種類となります。それぞれについて解説させていただきます。

予約機会損失の防止

まず、お客様側の予約時に自由度が高くなる点です。
街を歩けばたくさんの飲食店であふれている世の中、数ある選択肢の中からいかに自分の店を選んでもらうかということは、店舗を経営していく上で永遠の課題であるといっても過言ではありません。

客単価や料理内容の条件が同じA店とB店があるとして、A 店では来店予約が電話でのみしか出来ないのに対し、B店では来店予約がネットでいつでも気軽に可能であるとなれば、多くのお客様はB店を選びやすくなるという事は想像できるかと思います。
店舗に予約台帳システムを導入するということは、「電話でしか予約できないのならば簡単にネット予約の出来る違うお店にしよう」、というお客様の予約機会損失の防止に役立つことは間違いありません。

業務効率化

次に、店舗側の労力削減が可能になる点です。
電話予約のみで来店予約を管理するということは、電話を受ける、日付と時間と席を確認する、お客様の情報を把握する、台帳に入力する、といった流れを通常営業中に行うという事になります。
繁忙期やピークタイムではこの時間は命取りになりますし、慌てて対応するあまり、情報の入力漏れが起きてしまう可能性もあります。
予約台帳システムを導入し、ネット予約と連携させることで、上記の流れをすべてお客様が入力するという形で予約が確定するため、より早く、より確実に予約を取ることが可能となります。電話対応の時間分の労力を店舗の営業の方に回せることで業務の効率化を図ることができ、結果としてお客様の満足度の向上、店舗の売り上げの上昇に繋がります。

予約システムの紹介

飲食店が掲載されているグルメサイトがたくさんの種類があるように、予約管理システムにも複数の種類があります。それぞれ特色や強みなどポイントがあるため、いくつか例に出して紹介させていただきます。

トレタ（TORETA）

初心者にも使いやすい操作性で、予約システム業界のシェアトップを誇るトレタは、ユーザーも多いことに加え知名度も高いことからおすすめです。
最短10分前から予約可能な”超直前予約”はユーザーとしても使いやすく、ヒトサラをはじめとする21サイト（2022年3月現在）とも連携可能で、システム利用料1店舗につき月額利用料12000円～。

参照：トレタの飲食店DX｜お客様も、働くスタッフもみんなが笑顔に (toreta.in)

テーブルチェック(TableCheck)

　日本国内だけでなく世界のレストランで導入されているテーブルチェックは、お客様の連絡先だけでなく誕生日や好みなどを詳細に記録できることに加え、電話予約の一斉管理、また、それらのデータを会社の店舗内で共有できるなど、お客様により質の高いサービスを実現することが可能となります。
ぐるなびなど公式連携サイトは23種類（2022年3月現在）で、月額利用料13000円～（店舗の席数により変動）。

参照：TableCheck - 人気レストラン予約・検索

レストランボード

シンプルなデザイン性で初心者にも使いやすい点が特徴のレストランボードは、基本利用料0円なのが魅力です。
ホットペッパーグルメからのネット予約と連動可能で、SNSと連携しての情報発信、来店後のサンクスメールなど、集客や再来店を促す機能が多いのも特徴になります。

参照：レストラン・飲食店の予約台帳/予約管理システム【レストランボード】 (airregi.jp)

エビカ（ebica）

ebicaは食べログ、ぐるなび、ホットペッパーグルメ、Rettyなど、各グルメサイトと連携して残席を一括管理し、ダブルブッキングを防ぐことが出来る点、AⅠによる24時間365日電話予約対応が可能な点の2点が最大の特徴です。

初期費用に30000円、月額利用料20000円、電話自動対応システムは初期費用10000円、月額利用料15000円～と比較的値段が高くなるものの、得られるメリットは大きいものとなります。

参照：【公式】ebica｜レストラン・飲食店向け予約管理システム

ヨヤクノート

簡単操作が魅力のiPad専用アプリになります。
食べログのネット予約と自動で連携し予約台帳も自動で作られるため、過去の来店履歴からリピーターを知らせてくれる機能で、常連客の獲得に大きな効果が期待できます。月額利用料10000円。

参照：ヨヤクノート｜無料ではじめる予約台帳アプリ (yoyakunote.jp)

まとめ

予約管理台帳とは、店舗ごとにお客様の来店予約情報や過去の来店履歴をまとめたものです。
お客様が来店された際、それぞれの好みや特徴をメモに残しておくことで、次回の来店時にデータを活かしたサービスが可能となり、定期的な再来店や新規常連客の獲得に繋げるきっかけになります。

その台帳に、近年特に増加している、各グルメサイトなどを経由してのネットによる予約を連携させ、お客様の情報を一括にまとめて管理できるサービスを予約台帳システムと呼びます。

これを店舗に導入することで、営業中に電話に出て予約を受ける、詳細を台帳に入力するといった労力を削減することが可能となり、従業員の営業中の作業効率の上昇による売り上げの増加が見込めることに加え、入力ミスによる予約の日付やお客様の連絡先の間違いなどのリスク減少も期待することが出来ます。
また、お客様側からしても手軽に予約の出来るネット予約は使い勝手が良いことから、他の飲食店へ流れてしまう予約機会損失の防止の効果もあります。

予約台帳システムのサービスには複数の種類があり、それぞれ機能や強み、使い勝手が違うため、そのなかから特に店舗に必要な機能をもつシステムを選んだり、店のターゲットの客層が利用するグルメサイトと連携しているものを選んだりするのもポイントのひとつです。

お客様の予約数増加を見込めることはもちろん、作業効率上昇による人件費の削減、常連客の新規獲得。営業に力を入れられる事での売り上げ増加にも効果が期待できます。
　お店に合ったシステムを導入することが出来れば、店舗にとって心強い味方になってくれることは間違いないといえるでしょう。

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